La magia del protocolo empresarial

Eamnuelle Aguiñada, experto en Protocolo y Etiqueta

Por Emanuelle Aguiñada, experto en Protocolo y Etiqueta

Para entrar en el ámbito profesional es importante que te hagas una serie de preguntas para hacerte una autoevaluación y crear tu perfil profesional, ¿Qué soy? ¿Qué ofrezco? ¿En qué segmento(s) del mercado laboral(es) me ubico? ¿Cómo llego? ¿Cómo me identifican? ¿Cómo me promociono?, teniendo claro esto estás listo para entrar al mercado laboral.

¿Qué es el protocolo empresarial?

Son las normas y los códigos que deben respetar todos los integrantes de una empresa y que en muchos casos son dadas a conocer en el momento de ingreso a las compañías; los colaboradores deben ajustar su comportamiento a esos principios.

Es decir que el protocolo empresarial son todas las normas que deben ser asumidas por los trabajadores, una vez ingresen a una empresa.

El protocolo incluye, la cortesía en el trato con los compañeros, la forma de vestir, y las reglamentaciones que se tienen para algunos procesos como la atención a clientes (tanto internos como externos), asegurando así el comportamiento adecuado de las personas que hacen parte de la empresa.

Pero su alcance no es solamente actitudinal, también se encuentra presente en la imagen corporativa, debe ceñirse a normas que permitan que esta sea siempre la misma.

El Protocolo aporta a la empresa la unificación de su imagen corporativa y su forma de presentar la información, para ello se utilizan las plantillas que pueden ser de comunicación o presentación.

Las características de un buen protocolo empresarial son:

No está regulado por la ley, pero es de estricto cumplimiento en el interior de la empresa por parte de sus miembros.

Es práctico, porque regula situaciones habituales que ocurren en la empresa. De esta forma se evita que sea un documento banal sin observancia laboral.

Es accesible para todos los miembros de la organización, porque establece pautas de comportamiento para cada situación laboral.

Es comprensible, porque debe estar escrito en un lenguaje claro para que todos los empleados de la compañía lo asimilen y cumplan sin excusa.

Es flexible, en principio porque las normas establecidas deben ajustarse a cada situación de la compañía, incluso en los momentos de crisis. Pero también porque pueden variar con el tiempo y adaptarse a los cambios.

¿Para qué sirve el protocolo empresarial?

Fija normas de conducta.

Fijar las pautas de comportamiento dentro de una empresa en un manual de protocolo sirve para regular la conducta de sus miembros y crea cultura organizacional.

Sin un protocolo, las relaciones laborales y la comunicación entre la empresa y los clientes sería un total caos. No habría respeto alguno por las jerarquías y la ausencia de un código de comportamiento resultaría en constantes faltas de respeto y enfrentamientos internos.

El orden jerárquico sin un protocolo empresarial no podría cumplirse, alterando la estructura organizativa de la compañía.

Ejemplos de protocolo empresarial

El protocolo empresarial abarca los procedimientos establecidos en la organización empresarial para organizar eventos: reuniones, visitas, conferencias, negociaciones, actos protocolares, etc.

Pero además involucra la forma de comunicarse (comunicación interna) entre los miembros de la organización y con los clientes y relacionados (comunicación externa). Esto incluye desde la manera como se responde una llamada telefónica, hasta la forma de llevar el uniforme o la manera de vestir.

Así mismo, comprende el estilo de escritura para una carta o correo electrónico y todos los elementos necesarios para reforzar la imagen corporativa de la compañía.

Un ejemplo de protocolo empresarial es la recepción de una llamada telefónica. En la forma de contestar, saludar y presentarse, hay implícita toda una cultura empresarial. Es pues un elemento íntimamente relacionado con la imagen empresarial o de marca.

La magia del protocolo empresarial consiste en poder conjugar los buenos modales, el espíritu de servicio y el profesionalismo.